"あっ"という間に「ショートカット」「関数」を身に着けるエクセル勉強法
PCを使った仕事をしている方なら、避けて通れないのがエクセル。ショートカット・関数を「使いこなせる人」と「そうでない人」では業務効率が格段に違う。例えば、Ctrl+Dという、「上のセルをコピー」というショートカットがある。いちいちコピー&ペーストを行うのに比べて、数秒の短縮が見込める。数秒の違いも、繰り返しの作業だと数時間の差となる。この差が結構バカにならない。
この記事の対象
下記の方に広く読んでいただきたい。
- これから初めてエクセルを学ぶ方。
- これまでエクセルに苦手意識を持っていた方。
- 部下ができ、エクセルを教える立場にある方。
基本的な学習方針
基本的な学習方針は、
- ステップ1:「エクセルでできることの全体像」を、短時間でインプット。
- ステップ2:仕事で「『あの関数』使えそう!」と思い出せる状態を構築。
- ステップ3:逆引き辞典を駆使し、実際に関数を繰り返し利用。体で覚える。
の3ステップ。これらを、最速で学習する方法を紹介する。
1.ショートカット・関数の動画を倍速で見る。
「エクセルでできること」の全体像をつかむのが目的。動画は、視覚的に記憶に残る。短期で、ポイントを絞って学ぶのにおすすめ。
まずは下記の動画を活用し、全体像を把握。ポイントを抑えることに集中する。(1.5~2倍速で見るのがおすすめ。)寝ながら楽に眺める程度でよい。
※最初に書籍で学習してしまうと、インプットに時間がかかり、挫折しやすかったりする。
▼関数の動画
▼ショートカットの動画
2.関数・ショートカットの参考書籍を流し読みする
広く・詳細にエクセルの全体像をつかむことが目的。「書籍」は網羅性が高く、頭の中の引き出しがかなり増える。
おすすめ書籍は、『たった1日で即戦力になるExcelの教科書』と、『2時間早く仕事が終わる!!最新Excelショートカット・キー辞典』の2冊。これらを流し読みすることで、「頭の中に幅広い引き出しを構築すること」を目指す。
3.仕事現場で、逆引き書籍を利用しながら、体で覚える。
最後に、「逆引き参考書」を利用して実際に仕事で試す。体験から学べるため、記憶を定着させるのに向く。
最初は試すのに時間はかかるものの、翌日には「3時間かかっていた作業が30分でできるようになった!」など、小さな効果を実感できるはず。逆引き辞典のおすすめは、『Excel関数逆引き辞典パーフェクト』。手元に常に置きたい一冊。
「効果を実感すること」で、エクセル時短の習慣が次第に快感となる。
これが一番の狙い。この状態になると、関数やショートカットで時短する喜びが、更なる学習意欲を生む。煩雑な作業からの解放を、ゲーム感覚で味わうことができる。
4.(おまけ)慣れてきたら、「エクセルのプロ」の本で、プロジェクトを効率化する
上記が慣れれば、「複数人のプロジェクトで、どう効率的にエクセルを活用できるか?まで視野を広げる。元外資系の投資銀行で活躍した著者が書いた、『ビジネスエリートの「これはすごい!」を集めた 外資系投資銀行のエクセル仕事術』がとても参考になる。この書籍の内容を社内推進できれば、会社全体の業務効率が格段に上がる。
- 最も視認性の高いフォント・字の大きさ
- 複数人で複雑なエクセルを管理するルール
- 数値の検証に使うショートカット一覧
など、「エクセルでプロジェクトを極限まで効率化すること」を追求した書籍。最近では一番売れているようだ。なお、この方は大人気のセミナーも開催している。簡単なモデルを活用した投資シミュレーションなどをわかり易く説明してくれる。一度足を運んでみることをおすすめする。
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以上、エクセルの「ショートカット」「関数」を最短で身に着けること、に絞ってご紹介してみた。ご自身でも、部下がいる方への教育方法としても、試していただけると幸いだ。